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中心档案管理规定

时间:2012/12/31 23:31:52 点击:

摘要提示:为加强服务中心档案管理工作,规范档案的收集、整理和管理,有效地保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》和《福建省档案条例》,制定本规定...

    为加强服务中心档案管理工作,规范档案的收集、整理和管理,有效地保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》和《福建省档案条例》,制定本规定。

    一、文件、材料归档

归档范围

    凡是在工作活动中形成的具有保存利用价值的文字、图表、照片、声像、电子文件、资料均属归档范围,必须按照规定,收集齐全,整理归档,任何个人不得据为己有。

    根据服务中心文件的形成情况,下列文件应当归档:

    1.上级文件

    (1)上级机关召开的需要贯彻执行的会议主要文件;

    (2)上级机关颁发的属于本单位主要业务并要执行的文件以及普发的、非本单位主要业务但要贯彻执行的法规性文件;

    (3)代上级机关草拟并被采用的文件;

    (4)上级机关转发本单位的文件;

    (5)上级机关针对本单位工作所作的重要指示或批示件。

    2.本单位文件

    (1)本单位党、政、工、青、妇组织召开的代表大会、工作会议的全套会议文件,以及各种声像材料;

    (2)本单位党支部、行政领导会议文件材料,本单位召开的工作会议、专业会议材料;

    (3)本单位颁发的(包括转发及与有关单位联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印制稿,重要文件的修改稿;

    (4)本单位的请示与上级机关的批复文件,下属单位的请示与本单位的批复文件;

    (5)本单位的工作计划、总结、报告;

    (6)反映本单位业务活动和科学技术管理的专业文件;

    (7)本单位检查下属单位工作、调查研究的重要文件;

    (8)本单位汇总的统计报表和统计分析资料;

    (9)本单位的财务审计报表、凭证、帐簿;

    (10)本单位党支部、团支部、工会和内部组织机构的重要文件;

    (11)内容重要的人民来信、来访材料、领导的指示和本单位调查处理报告;

    (12)单位领导从外单位带回的与本单位有关的未经文书处理部门登记的文件;

    (13)本单位直接管理的基本建设项目的科技文件;

    (14)本单位制订的工作条例、章程、制度等;

    (15)本单位成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及组织简介、人员编制等;

    (16)本单位的历史沿革、大事记,反映本单位重要活动的声像材料,荣誉奖励证书等;

    (17)本单位干部任免、调配、培训、专业技术职务评定;职工录用、转正、定级、调资;干部职工退职、退休、奖惩、抚恤工作等;

    (18)本单位干部、工人的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根;

    (19)本单位财产、物资、档案等的交接凭证、清册;

    (20)本单位的情况反映、简报等刊物;

    (21)本单位与有关单位签订的各种合同、协议书;

    (22)本单位外事活动的请示、报告,有参考价值的资料,工作来往文、函等;

    (23)本单位管理权限内的房地产、国有资产、车辆管理资料;

    (24)按有关规定应归档的死亡干部档案。

    3.同级和非隶属单位文件

    (1)同级和非隶属单位颁发的非本单位主管业务但需要执行的法规性文件;

    (2)有关业务单位对本单位工作检查的重要文件;

    (3)同级和非隶属单位与本单位联系、协商工作的重要来往文件。

    4.下级文件

    下属单位报送的重要工作计划、请示、报告、总结、典型材料、统计报表。

    二、归档文件整理

    1.归档文件采用不立卷的整理方法,整理文件应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值。

    2.档案采用“年度——保管期限”分类法。

    三、档案保管

    1.坚持档案集中统一管理,维护档案的完整与安全,最大限度地延长档案的寿命,供查考利用。

    2.档案保管由专人负责,设专库、专柜,档案管理人员要定期检查与经常维护档案资料,注意防火、防盗、防虫(鼠)、防霉变,确保档案安全。

    3.作好平时档案材料的收集,保证归档文件的完整性,做到勤问、勤看、勤收集、勤整理。

    4.档案管理人员要认真负责,爱岗敬业,忠于职守,珍惜爱护档案,对库存档案做到心中有数,发现问题及时汇报,及时解决。

    5.档案管理人员要遵纪守法,执行制度,不失、泄密。

    四、档案借用

    1.档案管理人员必须热情接待来访者,不断提高工作效率,积极做好档案的利用工作。

    2.凡是本单位工作人员,因工作需要向档案室借阅档案、资料,都必须办理借阅登记手续。

    3.外单位工作人员来借阅本单位档案、资料时,必须持有单位介绍信,在经过分管部门负责人同意批准后,方能借阅。

    4.凡是被借阅的档案、资料都不得任意翻印、复制、摘抄,如确属工作需要,须经中心领导或办公室负责人批准。

    5.借阅档案的人员必须爱护档案、资料,保持其原貌,不准私自抽、拆或污损,不许在档案、资料上画圈划道,加字删改,不得泄密,不准转借。

    6.凡是借出的档案、资料应按期归还,借出的时间一般不得超过一星期(人事档案不超过三天)。如需延期,必须视情办理续借手续。

    7.在借阅、利用者归还档案、资料时,档案人员必须当面仔细检查材料是否齐全,点交清楚,并及时给予注销归档。

作者:管理员 来源:办公室
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